ビジネス文書の基本を理解していますか？

学生が作成するレポートと社会人が作成する報告書では書きぶりはまったく変わります。
正しいビジネス文書の作成法を学んで自分に自信をつけましょう。

１．「書く」とは

コミュニケーションとは「その場で相手に確認できる/できない」、「情報をインプット/アウトプットする手段」の2軸によって「聞く」「話す」「読む」「書く」に大別できます。
それぞれのシーンに応じて最適なツールを使い分けましょう。
特にビジネス文書作成の目的は「書き手が読み手に期待する反応を引き出す」ことです。読み手に取って欲しい行動を予めまとめ、それを文章に書き表しましょう。

２．具体的な書き方

文章作成の基本ポイントは以下の５つです。各項目をよく理解し、文章力アップを目指しましょう。

• （１）「短い文で簡潔にまとめる」のポイントは４つです。

  ①一文の長さは50字程度
  ②一文一義「一つの文で、一つのことをいう」s
  ③一段落一義「一つの段落で、一つのことをいう」
  ④無駄な言葉は削り、焦点を絞る

• （２）「列挙する、ナンバリング（番号を付ける）する」のポイントは２つです。

  ①共通点や類似点のあるものに順序や番号をつけて並べる
  ②数字を用いて記述する
  「第一に…、　第二に…、　第三に…」
  「一点目に…、　二点目に…、　三点目に…」
  「①……、　②……、　③……」

• （３）「主語、述語を明確にする」のポイントは４つです。

  ①主語を意識する
  ②主語と述語を近づける
  ③一つの文章に、主語と述語は一つずつ
  ④主語と述語がねじれないようにする

• （４）「事実と意見を分ける」のポイントは３つです。

  ①事実を書いているのか、意見を書いているのかをいつも意識する
  ②事実は端的に表す
  ③意見は理由を丁寧に述べる

• （５）「誰が読むのか（読み手）を意識する」のポイントは以下の通りです。

  読み手を意識し、読み手によって書く内容、書きぶりを調整しましょう。

項目別書き方

①企画書・提案書・プロポーザル→ 発注者→問題・課題解決策・独創性など
②成果報告書→発注者→経過、結果、提案など
③技術レポート→社内/社外→情報提供、内容の理解、承認など
④技術士試験論文→審査員→知識・技術力の確認など

ビジネス文書の作成の基本を学びたい新入社員から幹部社員まで幅広いビジネスパーソンにお勧めの研修です。

「報告書がわかりにくい」
「上司から毎回、修正を命じられる社員がいる」
「基本のきを学んで欲しい」

そのように感じるご担当者様、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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